Befordringsfradrag og skattefri kørselsgodtgørelse handler begge om transport i forbindelse med arbejde, men reglerne er forskellige. Det får praktisk betydning, når du kører hjemmefra til en kunde, fortsætter til kontoret og senere tager hjem. Kørebogen skal derfor rumme mere end dagens samlede kilometertal. Den skal vise, hvilke strækninger du har kørt, hvad formålet var, og hvordan turene skal behandles skattemæssigt. Som lønmodtager skal du især holde styr på arbejdssteder, datoer og sammenhængen mellem turene.
Befordringsfradrag er ikke betaling for dine kilometer
Befordringsfradrag, også kaldet kørselsfradrag, er et skattemæssigt fradrag for transport mellem hjem og arbejde. Som udgangspunkt kræver det, at den samlede daglige afstand overstiger 24 kilometer. Fradraget beregnes efter afstand og gældende satser, ikke efter dine faktiske udgifter til benzin, billetter eller vedligeholdelse. Du kan derfor også have ret til fradraget, når du tager toget, cykler eller kører med en kollega.
Fradragsbeløbet bliver ikke udbetalt til dig krone for krone. Det reducerer din skattepligtige indkomst, og skattebesparelsen udgør kun en del af det beregnede fradrag. Skattefri kørselsgodtgørelse fungerer anderledes. Her udbetaler arbejdsgiveren et beløb for erhvervsmæssig kørsel i din egen bil, når betingelserne er opfyldt.
Kun dage med faktisk transport tæller med til befordringsfradraget. Ferie, sygdom og hjemmearbejdsdage skal ikke medregnes. Har du eksempelvis to faste hjemmearbejdsdage om ugen, bliver en beregning ud fra fem ugentlige fremmødedage forkert. Brug kalender, arbejdsplan og registreret fremmøde som støtte. Ret årsopgørelsen efter de faktiske forhold i stedet for blot at videreføre sidste års antal arbejdsdage.
Skattefri kørselsgodtgørelse kræver erhvervsmæssig kørsel
Som lønmodtager kan du få skattefri kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel i egen bil. Det omfatter blandt andet kørsel mellem arbejdssteder for samme arbejdsgiver og kørsel inden for samme arbejdssted. Transport mellem hjem og en arbejdsplads kan også være omfattet, men her spiller 60-dages-reglen ind. At du besvarer arbejdstelefonen undervejs, gør ikke i sig selv almindelig pendling til erhvervsmæssig kørsel.
Godtgørelsen skal beregnes efter de faktisk kørte erhvervsmæssige kilometer. Et fast månedligt beløb uden sammenhæng med den konkrete kørsel opfylder ikke kravene til skattefri kørselsgodtgørelse. Du kan heller ikke gøre en del af din aftalte løn skattefri ved at bytte løn for kørselsgodtgørelse. Satser og kilometergrænser afhænger af indkomståret, så beregningen skal følge reglerne for det år, hvor turen er kørt.
Skattereglerne giver ikke i sig selv ret til betaling fra arbejdsgiveren. Retten til godtgørelse må følge af eksempelvis en ansættelsesaftale, en overenskomst eller en konkret aftale. Få derfor afklaret både betalingen og dokumentationskravene, før du begynder at bruge bilen til kundebesøg. En korrekt kørebog dokumenterer kørslen, men giver ikke i sig selv krav på godtgørelse. Kørslen, som en kørebog til Skattestyrelsen
skal dokumentere, skal kunne efterprøves ud fra de registrerede datoer, ruter og formål.
60-dages-reglen følger arbejdsstedet
60-dages-reglen er særlig relevant, når du kører direkte hjemmefra til et arbejdssted. Kørsel mellem hjem og den enkelte arbejdsplads kan være erhvervsmæssig i op til 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder. Optællingen nulstilles altså ikke automatisk ved nytår. Besøg på en arbejdsplads i efteråret kan stadig have betydning for vurderingen af en tur i foråret.
Optællingen knytter sig til arbejdspladsen og de dage, hvor du har transport mellem hjemmet og den pågældende arbejdsplads. En dag tæller også, selv om du kun kører den ene vej mellem hjemmet og stedet. Flere ture samme dag giver derimod ikke flere dage i optællingen. Ferie eller en kort pause starter ikke uden videre en ny periode. En ny 60-dages-periode kræver som udgangspunkt, at du har haft 60 sammenhængende arbejdsdage på andre arbejdspladser uden transport mellem hjemmet og det pågældende sted.
Registrér derfor både kundens navn og den konkrete arbejdsadresse. Samme kunde kan have flere arbejdssteder, og et nyt projektnummer betyder ikke nødvendigvis, at der er tale om et nyt arbejdssted. Har du mange skiftende adresser, bør kørebogen vise historikken for hvert sted. Ellers risikerer du at behandle en kundetur forkert, fordi tidligere besøgsdage er blevet overset.
En kørebog skal kunne kontrolleres tur for tur
Dokumentationen for skattefri kørselsgodtgørelse skal give arbejdsgiveren mulighed for at kontrollere grundlaget for udbetalingen. En kalenderaftale med teksten »kundemøde« er sjældent tilstrækkelig alene. Registreringen skal knytte den konkrete tur til et erhvervsmæssigt formål og vise den afstand, som godtgørelsen beregnes af. Arbejdsgiverens bogføringsbilag skal indeholde de nødvendige oplysninger om blandt andet modtageren og beregningen.
Som praktisk grundlag bør din kørselsregistrering og det tilhørende afregningsbilag tilsammen indeholde følgende:
- Navn, adresse og CPR-nummer på modtageren af godtgørelsen.
- Dato, erhvervsmæssigt formål og kørselsmål med eventuelle delmål.
- Antal kørte kilometer, anvendt sats og beregnet godtgørelse.
Skriv eksempelvis »opmåling til tilbud hos kunde på arbejdsadressen« frem for blot »arbejde«, og angiv den konkrete adresse. Bilens registreringsnummer kan hjælpe med at identificere den, mens kilometertællerens stand kan understøtte kontrollen. Ingen af delene erstatter oplysningerne om turens formål og rute. Aflevér personoplysninger gennem arbejdsgiverens aftalte kanal, ikke i en åbent delt kalender.
Registrér turen tæt på kørselsdagen, mens du stadig husker detaljerne. Bruger du automatisk registrering, skal du fortsat kontrollere startsted, slutsted og fordelingen mellem privat og erhvervsmæssig kørsel. En privat omvej bliver ikke erhvervsmæssig, fordi en app har registreret hele turen som én strækning. Arbejdsgiveren skal føre reel kontrol inden udbetalingen. En automatisk godkendelse uden kontrol af oplysningerne er ikke tilstrækkelig.
Afstem kørebogen med lønsedlen og årsopgørelsen
Den samme strækning må ikke både danne grundlag for skattefri kørselsgodtgørelse og befordringsfradrag. Derfor er det ikke nok at tælle alle de dage, hvor bilen har været brugt i forbindelse med jobbet. Du skal skelne mellem kilometer, som arbejdsgiveren har godtgjort skattefrit, og transport mellem hjem og arbejde, som eventuelt giver fradrag. Hvis arbejdsgiveren ikke betaler godtgørelse, kan du heller ikke automatisk trække hele turens kilometer fra efter godtgørelsessatserne.
Forestil dig en dag, hvor du kører fra hjemmet til en kunde, videre til kontoret og derefter hjem. Hver delstrækning skal vurderes særskilt. Turen til kunden kan afhænge af 60-dages-reglen, mens turen mellem kunden og kontoret som udgangspunkt er kørsel mellem arbejdssteder for samme arbejdsgiver. Hjemturen fra det faste kontor vil normalt være almindelig pendling, når betingelserne for erhvervsmæssig kørsel mellem hjem og arbejdsplads ikke længere er opfyldt.
Afstem løbende kørebogens godkendte ture med udbetalingerne på lønsedlen. Mangler en tur, skal den findes og behandles korrekt, ikke blot lægges til næste måneds kilometertal uden dato og formål. Gem også rettelser, så det fremgår, hvad der er ændret. Ved årets afslutning skal du beregne befordringsfradraget ud fra de faktiske transportdage og de strækninger, der opfylder betingelserne. Strækninger, som du har fået skattefri kørselsgodtgørelse for, skal holdes uden for beregningen.